Escultura de dos hombres que se dan la mano

Diferentes notas de prensa y cómo escribirlas

Interesar y para qué o a quién interesar dependerá de muchos factores pero el cómo hacerlo no: comunicar es el más sencillo de todos los actos ya que es contar, enviar un mensaje, y para hacerlo lo que importa es cómo vestirlo, o como prepararlo, de forma que unos y otros lo reciban y lo comprendan. La clave para que este sea recibido con interés está en cuándo enviarlo y para qué. Ya se comente en primera persona o se analice objetivamente, desde el punto de vista de un gabinete de prensa de una empresa, evento o institución, un mensaje se envía de tres maneras: una convocatoria de prensa, una nota de prensa y un reportaje en formato nota de prensa, este último incluye las entrevistas pues ya sean directamente estructuradas como pregunta o respuesta, o resportajeadas, amplían la información sobre un hecho, una persona o una circunstancia. Así que una nota de prensa genera interés, mientras que una convocatoria de prensa es una cita con la que avisas de la hora, el lugar y quién o qué va a ser noticia para que los medios o aquellos que lo deseen puedan asistir o consultar lo que suceda; por lo tanto todas ellas deben provocar curiosidad en sus enunciados.

Un compañero me preguntaba el otro día qué era lo que hacía para las empresas una periodista como yo y, tras pensarlo, lo resumí de la siguiente forma: informo para interesar. Después, a solas, me di cuenta de que había muchas maneras de informar, desde la objetiva de los medios de comunicación tradicionales, hasta la que se realiza en internet, basada en la experiencia personal y que, en medio de todas ellas, y tal vez contribuyendo a ellas, está la que realizan los gabinetes de prensa; en los que se ofrecen comunicados para dar a conocer lo que realizan las instituciones, empresas o individuos y que, a juicio de todos ellos, es de interés para la sociedad. Al llegar a este punto, me di cuenta de que el interés para la comunidad dependía en gran media de la selección que se realiza, primero en las redacciones de los informativos pero también, y sobre todo en la más reciente actualidad, en las redes sociales cuando la información se comparte, se comenta, o es declarada como del gusto de muchos. De forma que, aunque quién recibe la información tenga enfoques diferentes para valorarla, al fin y al cabo, todos ellos se reducen al hecho de que esta interese y, lo más importante, esta curiosidad nos permite dar a conocer tanto lo que hacemos como quiénes somos y, al fin y al cabo, amamos lo que conocemos. Por eso es importante no solo enviarlas en la forma correcta, sino con el contenido adecuado para mostrar cómo y para qué podemos ser útiles.

  • NOTA DE PRENSA

Las notas de prensa sirven para contar una noticia así es que cualquier cosa que queramos trasladar hacia el exterior debería realizarse con este formato. Incluso cuando comunicamos a través de las redes sociales o desde el apartado de actualidad de nuestra web corporativa, y aún cuando aquí utilicemos un lenguaje y un tono más cercanos, acordes con este otro canal, debemos entender que hay que destacar no solo la importancia de lo que hacemos, sino contarlo de forma que interese a todos. No importa el sector en el que desempeñemos nuestra actividad, siempre existe una relación con la sociedad en general, solo hay que buscarla. La alimentación, la electricidad, la construcción y el comercio en general, por nombrar ejemplos, están conectados con el ser humano a través de sus intereses, de sus costumbres, de la actualidad. Informar de que hay productos con descuento, dado el caso, no es lo mismo que comunicar este hecho con la consecuencia práctica del mismo como los vuelos y los hoteles con descuento, los destinos preferidos por los usuarios, o los movimientos del año anterior, las rutas favoritas para deportes específicos que pueden practicarse en el destino o, incluso, los beneficios para la salud de tomarse unas vacaciones. Y esta relación es la que nos indica el titular con el que ofreceremos la noticia, la orientación del subtitulo y el contenido de la noticia que queremos dar; teniendo en cuenta siempre que si la dirigimos a los medios de comunicación tradiciones es mejor redactarla con un punto de vista objetivo.

micrófono

  • CONVOCATORIA DE PRENSA

Muchas veces nos encontramos con que queremos presentar públicamente un acontecimiento, concurso, a un nuevo miembro de la empresa o institución en la que trabajamos. Para ello, debemos convocar a los medios de comunicación. Esto se realiza mediante una convocatoria de prensa, que tiene tres fases: Avisar, convocar e informar.

En la primera fase avisamos de que vamos a celebrar el acto con el formato de una nota de prensa en la que destacaremos el día, la hora, el lugar y una breve descripción del hecho particular que se celebrará. Este documento lo enviaremos a los medios de comunicación y lo adaptaremos al tono habitual que utilizamos en las redes sociales y en la web corporativa para informar también a través de ellas. Es importante tener en cuenta que en estos casos deberemos dosificar la información, pues se trata de avisar, interesar y ampliar los datos a medida que llegue la fecha de la celebración. Por eso, en el segundo momento nos encargaremos de convocar con una nota de prensa, que enviaremos muy cerca del día del acto, no el mismo día puesto que hay que dar tiempo para que los medios anoten la fecha en sus agendas e, incluso, informen si así lo consideran, de que se celebra este acto como noticia. Así es que un día antes, o dos si se quiere, se enviará un recuerdo de la primera nota de prensa con información más detallada para una mejor valoración. Es decir, se ampliará la información que ofrecimos con el primer envío. Por ejemplo, podemos dar datos de la trascendencia de la persona o el hecho, pero no todos, puesto que debemos reservar lo más importante para el día de la presentación. Ese día estaremos en la tercera fase y podremos informar del acto así que, ya sea en una rueda de prensa o en un acto público, según la naturaleza de la noticia, alguien autorizado se encontrará con los medios de comunicación y aquellos que han sido invitados para ofrecerles en detalle la noticia. Igualmente, debemos tener a mano una nota de prensa con los datos de esta intervención para entregárselos a los asistentes e, incluso, para enviar posteriormente la nota de prensa con ellos a los medios de comunicación y publicarla en las diferentes redes sociales con fotos y otros detalles del evento que hagan posible a quién los ve entender lo que ha sucedido en el mismo.

  • REPORTAJE Y ENTREVISTA EN FORMATO DE NOTA DE PRENSA

El objetivo de toda nota de prensa es informar de lo que hacemos y esta información debe interesar desde el sentido común. Es decir, de nada sirve contar que un acontecimiento es destacado si no decimos por qué debería interesar a cualquiera que no esté relacionado con el sector del que hablamos. Por eso, al convocar o informar en nota de prensa de lo que hacemos deberemos trasladar cómo afecta nuestro acontecimiento a aquellos que van a leerlo y centrarnos en desarrollar el hecho a partir de él. Así, por ejemplo, sucede con las entrevistas reportajeadas que nos sirven para promocionar nuestro trabajo a través de una figura destacada o de algún responsable del hecho del que queremos informar. Como punto de partida decir que aunque realicemos estas entrevistas a través del sistema de pregunta y respuesta, para enviarlas a los medios de comunicación es mejor reescribirlas en modo reportaje, o sea, contando la historia, ya que es difícil que de la otra forma sea recibida y publicada tal cual. Sin embargo, sí podemos publicarla con las preguntas y sus respuestas en nuestras redes sociales, con una breve introducción de un párrafo en el que se explique quién y por qué es interesante su lectura.

Rostro dividido en piezas de puzzle

Existen varios tipos de entrevistas: promocional, informativa/actualidad y de perfil relevante. Al abordar cualquiera de ellas deberemos comenzar por documentarnos del hecho o persona que vamos a entrevistar; este abordaje debe tener una perspectiva amplia: biografía, actualidad sobre el tema, entrevistas anteriores, intereses. relación con nuestra empresa o institución, etc. Una vez lo hayamos realizado podremos comprender el tema en su totalidad y escoger el estilo, que condicionará las preguntas que realicemos en la misma medida que el público objetivo al que podrá interesarle. En ningún caso estas preguntas deben contener la respuesta puesto que cuanto más hable el entrevistado más información obtendremos. También es importante, ya sea una entrevista íntima o profesional, que escuchemos lo que nos dicen. Muchas veces estamos tan empeñados en conseguir la información que necesitamos que no comprendemos que en las respuestas hay mucha más información si se indaga en ellas.

Para promocionar un producto o una empresa o hecho el abordaje para la entrevista debería comenzar con preguntas sobre el sector en el que se introduce; es decir, cómo está y qué aportará de nuevo lo que ofrecemos. En torno a esta pregunta podremos construir la historia que contará quiénes somos y lo que hacemos con nuestras preguntas. Si es una entrevista informativa el enfoque cambia. Deberemos partir de cero, tratar de conocer en su totalidad el hecho y la historia antes de ir a las preguntas concretas, no hay que olvidar que aunque nosotros conozcamos de lo que vamos a hablar, vamos a informar a personas que no conocen este hecho y cuanto más conozcamos de él en palabras del protagonista mejor podremos acotarlo con nuestras preguntas posteriores ya que la misma entrevista contendrá la introducción, la explicación y la importancia del mismo.

Las entrevistas de perfil relevante se realizan a figuras destacadas, o que queremos destacar, del panorama económico, político e intelectual. Así es que toda nuestra investigación anterior debe centrarse en la biografía y en los hechos que han contribuido a convertir en relevante al entrevistado. Asimismo, y tal y como ocurre con los protagonistas de la actualidad, muchas veces es el medio, el público al que va dirigido y la misma personalidad del entrevistador con su estilo adquirido y consolidado, el que condiciona el tipo de entrevista. Sin embargo, todas las entrevistas en sí misma tienen el mismo objetivo: descubrir al que la lee quién es realmente el entrevistado. El camino hacia el conocimiento de su persona a través de la verdad debe interesarnos y aportarnos datos que nos ayuden en nuestra vida diaria. Todas las entrevistas deben ser útiles; de nada vale un gran descubrimiento científico, por ejemplo, si no me va a ayudar en mi día a día. El camino entre un hecho y sus implicaciones debe recorrerlo el entrevistador.

  • HERRAMIENTAS ÚTILES 

También es importante tener en cuenta cómo vamos a realizar la entrevista para luego escribirla porque muchas veces necesitamos hablar con personas que no están físicamente con nosotros o porque, simplemente, para un buen trabajo no se puede tomar nota y escuchar las respuestas. Por eso, una de las principales herramientas de uso periodístico en los gabinetes de prensa y en las redacciones son las grabaciones, hoy en día mucho más gracias a que se pueden realizar con mismo teléfono móvil o llevar la grabación desde un teléfono fijo al PC e, incluso, grabando las vídeollamadas para colgarlas directamente en las redes sociales o enviarlas a los medios de comunicación interesados. Todo ello lleva a una nueva dimensión el reto de las entrevistas, pues escuchar directamente o ver a quién nos cuenta la noticia nos acerca no solo a este hecho, sino también a la persona, y con ella, a la empresa e institución que la realiza. Hoy más que nunca nuestras noticias hablan de nosotros así que saquémosles el máximo partido posible dejando ver a través de ellas la grandeza de quiénes somos y de lo que hacemos.

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